Wenn es um die Optimierung der laufenden Kosten geht, schauen viele Betriebe zuerst auf die Löhne, auf große monatliche Rechnungen und auf Lieferantenpreise. Im Alltag gehen Zeit und Geld aber oft an anderen Stellen verloren. Genau dort lohnt es sich, genauer hinzusehen. Oft entstehen unnötig hohe Kosten durch scheinbare Kleinigkeiten, die aber in der Summe sehr teuer werden können. Durch eine gute Organisation lassen sich viele dieser Kosten- und Zeitfresser vermeiden.

Laufende Kosten besser bündeln

Bei der Kostenoptimierung sollte der erste Blick auf die Ausgaben fallen, die jede Woche erneut entstehen. Dazu zählen unter anderem:

  • Material
  • Sprit
  • Porto
  • Ersatzteile

Insbesondere das Tanken ist zwar unverzichtbar, lässt sich aber auch besser strukturieren als einige andere Kosten, wenn die Fahrer direkt mit einer Tankkarte bezahlen, so dass die Ausgaben automatisch zentral erfasst werden können. So muss nicht erst ein Bon eingereicht und erfasst werden, und die gesamten Tankausgaben können unkompliziert ausgewertet werden.

Zeit ist Geld

Nicht nur durch zu hohe Kosten entstehen Unternehmen Verluste. Wenn Zeit nicht produktiv genutzt wird, weil Mitarbeiter zum Beispiel auf Material, Freigaben oder Informationen warten, fehlt diese Arbeitszeit später an anderer Stelle im Tagesplan. Was einzeln betrachtet nur nach einem Zeitverlust von ein paar Minuten oder vielleicht einmal einer halben Stunde aussehen mag, fällt am Ende deutlich stärker ins Gewicht als vermutet. Bei mehreren Mitarbeitern summieren sich solche Unterbrechungen schnell zu ganzen Arbeitsstunden, insbesondere wenn sie regelmäßig auftreten.

Wissen darf nicht an einzelnen Personen hängen

Es ist beeindruckend, wenn es in Betrieben Menschen gibt, die scheinbar alles wissen. Sie kennen die Kunden, wissen über die vorhandenen Geräte Bescheid und kennen die Eigenheiten aller Lieferanten. Daher sind diese Menschen bei allen Fragen oder Problemen Anlaufstelle, was auch eine Weile funktionieren kann. Allerdings wird dieses Wissen beim Generationenwechsel im Unternehmen oder wenn die betreffenden Personen ausfallen schnell zum Risiko. Was ausschließlich im Kopf einzelner Verantwortlicher steckt, kann in einem entscheidenden Moment fehlen. Daher sollten wichtige Informationen nicht ausschließlich mündlich weitergegeben werden und Erfahrungswissen sollte Schritt für Schritt in feste Abläufe überführt werden.

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Der Kostendruck ist für alle Unternehmen relevant

Sparen ist für kleine Unternehmen wichtig, da diese finanziell meist weniger flexibel als große Konzerne sind. Aber auch in großen Industriebetrieben wird der Sparkurs verschärft, was den Druck auf den Standort deutlich macht. Die kleineren Betriebe haben diesbezüglich oft weniger Möglichkeiten, aber sie können unter anderem prüfen, wo Wege zu lang sind, wo Arbeit doppelt anfällt oder wo unnötige Rückfragen immer wieder den Ablauf unterbrechen.

Nachkalkulation macht Routinen sichtbar

Am Ende spiegelt sich eine gute Organisation in den zahlen wider. Indem Zeiten, Kosten und problematische Abweichungen regelmäßig geprüft werden, wird besser klar, welche Aufträge sich wirklich lohnen. Wenn Routinen nur deshalb bestehen bleiben, weil sie schon immer so gehandhabt wurden, lohnt es sich, genauer hinzusehen.

Durch eine gute Organisation und strukturierte Abläufe lässt sich schneller erkennen, wodurch finanzielle Belastungen wirklich entstehen. So kann präziser geplant werden, weil typische Schwachstellen sich schneller erkennen und umgehen lassen.

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